En plena desarrollo de la Sociedad de la Información, las comunicaciones se han convertido en algo intrínseco de nuestro día a día, inevitable y para casi todo el mundo necesario o imprescindible. En el terreno empresarial, la necesidad de conectividad ha crecido exponencialmente, y también la oferta de servicios disponibles para conseguir una compañía totalmente conectada.

Si pensamos en las pymes, en muchas ocasiones los costes de sus comunicaciones telefónicas y móviles son elevados y suponen una parte importante de los gastos mensuales o anuales de la empresa.

Sin embargo, esto puede suponer una oportunidad, ya que adoptar las soluciones tecnológicas disponibles en estos momentos puede reducir notablemente los costes, pero además, nos permite acceder a servicios de mayor calidad y prestaciones que los más tradicionales.

Lo primero que deberíamos hacer para estudiar la manera de reducir los costes en comunicaciones móviles y telefónicas es conocer nuestro estado actual. Para ello, podemos hacer una auditoría que no nos llevará demasiado trabajo. En este análisis inicial deberemos recabar, cuanto menos, la siguiente información:

• Número de contratos con diferentes proveedores de comunicaciones móviles y móviles (operadoras).
• Condiciones de todos los contratos (tarifas, permanencias, etc.).
• Gasto medio mensual en telefonía fija.
• Gasto medio mensual en telefonía móvil.
• Gasto medio mensual en conexión a Internet.
• Descarga media mensual de datos desde dispositivos móviles.
• Número de terminales fijos con números diferentes.
• Número de terminales móviles.
• Cantidad de minutos media en telefonía fija.
• Cantidad de minutos media en telefonía móvil.
• Media de llamadas nacionales al mes y coste.
• Media de llamadas internacionales al mes y coste.

Una vez hemos realizado la auditoría, conoceremos el gasto total en comunicaciones al año y, probablemente, nos llevaremos las manos a la cabeza por la elevada factura que supone para la compañía. Es momento de poner en marcha el plan de ahorro y realizar un listado del tipo de comunicaciones que la empresa realiza:

• Llamadas nacionales e internacionales desde teléfono fijo.
• Llamadas nacionales e internacionales desde teléfono móvil.
• Videoconferencias.
• Mensajería interna instantánea.
• Conexión a Internet de alta velocidad.
• Conexión a Internet desde dispositivos móviles.
• Descarga de datos desde dispositivos móviles.

Si hemos determinado qué tipo de comunicaciones realizamos, ya estaremos preparados para buscar de qué forma podemos mantener o incluso mejorar el servicio que teníamos hasta ahora pero reduciendo notablemente los gastos. Como decíamos, las soluciones tecnológicas en términos de comunicaciones móviles y telefónicas son totales, con lo cual podemos repasar algunas de las esenciales que menguarán de manera significativa la factura de la empresa.

La comunicación telefónica es una de las vías más necesarias y a la vez más costosas para la mayoría de empresas, sobre todo para las de menor facturación. Afortunadamente, cada vez encontramos más planes pensados para empresas que reducen el gasto de años anteriores y permiten unificar varios servicios en una misma factura.

Como alternativa, además, contamos con servicios muy interesantes que todavía pueden suponer un mayor ahorro y cubrir de manera igual o mejor nuestras necesidades. Entre ellas encontramos la telefonía por VoIP (Voice over IP), un servicio que permite que la señal de voz se envíe a través de Internet utilizando el protocolo IP. De esta forma, con una conexión de banda ancha podremos convertir una señal de voz analógica en una señal de datos para enviarla por Internet, y sin más coste que nuestra propia conexión y una toma de corriente. Con ello, podremos realizar llamadas tanto desde dispositivos fijos como móviles cuando dispongamos de Internet.

La contratación de servicios de VoIP ha crecido mucho en los últimos años, principalmente en las empresas, que han reducido gastos en esta partida que, hasta hace poco tiempo, no tenía demasiadas opciones más allá de la telefonía fija y móvil tradicional. Si pensamos en compañías con equipos de ventas o Call Center, podemos imaginar el gran ahorro que puede suponer un servicio de llamada a través de la red.

En la misma línea podemos trabajar si nuestra empresa realiza de forma habitual reuniones, formaciones o cualquier tipo de conexión con otras personas a través de videoconferencias. Ahora, en lugar de establecer llamadas telefónicas internacionales sin posibilidad de ver quién hay al otro lado, podemos realizar reuniones virtuales mucho más cercanas gracias a los múltiples servicios de llamada por vídeo de la red.

El ejemplo más extendido es Skype, sin coste a menos que tengamos necesidades más complejas para conectar a muchas personas a la vez, por ejemplo. Sea con esta opción o con otras conocidas como Google Talk, Viber y todo tipo de soluciones gratuitas o de pago, por una tarifa muy reducida o de coste cero podremos hablar con el otro lado del planeta sin ningún problema. Este tipo de soluciones o aplicaciones añaden a ello la posibilidad de compartir documentos, de conversar por chat durante la reunión o de compartir la pantalla con todo el público para que vean un gráfico, un diseño, un presupuesto o un balance de resultados.

En este gráfico podemos ver el crecimiento de Skype (adquirida por Microsoft en 2011) hasta 2013, si bien el gran crecimiento ha llegado después, llegando en la actualidad a superar los 600 millones de usuarios.

En esta gráfica, también, podemos ver una comparativa entre el crecimiento de las llamadas internacionales por teléfono y por el servicio de Skype entre 2005 y 2013, con una clara evolución positiva del servicio de llamada a través de la red.

En el caso de la telefonía móvil, muchas empresas optan por los denominados Operadores Móviles Virtuales (OMV). Nos referimos a aquellas compañías telefónicas que no disponen de red móvil propia, sino que ofrecen la cobertura a través de redes móviles de otros operadores que sí disponen de ella. En España, ejemplos como Jazztel, MásMóvil o Simyo han conseguido una importante cartera de usuarios gracias a su estrategia por reducir el precio respecto a los grandes operadores del país.

Dentro del funcionamiento de la empresa, en ocasiones utilizamos una vía de comunicación que no siempre es la más adecuada para cada proceso. En esa línea cabe pensar si la existencia de un chat interno puede facilitar la productividad y eficacia de algunas comunicaciones.

Actualmente contamos con herramientas muy interesantes que nos permiten comunicarnos en cada momento con la persona adecuada. Un buen ejemplo es Slack, una aplicación web o móvil de mensajería pensada para equipos de trabajo.

En este tipo de herramientas podemos crear canales por proyectos e incluir en cada canal a los miembros del equipo que van a intervenir (ya sean internos o externos), e incluso a los clientes en algunos casos. De esa forma, pueden tratar temas de forma ágil, compartir documentos o imágenes y resolver incidencias de forma rápida y sin necesidad de utilizar otras vías de comunicación.

Dentro de la selección de soluciones tecnológicas para la empresa, deberemos afinar muy bien en el caso de que tengamos un software de la compañía para tareas de gestión, contabilidad o comunicación. Por ello, será importante que tengamos en cuenta qué procesos necesitamos dentro del software de empresa, y todo lo que podría ahorrarnos tiempo y costes en clave de comunicación.

Por ejemplo, si optamos por un software de contabilidad local o en la nube, contar con la posibilidad de realizar registros de llamadas, descripciones de clientes o estado de cada uno permitirá que otros miembros del equipo puedan consultarlo sin necesidad de comunicarse con un compañero, ahorrando tiempo y a la vez costes en comunicaciones móviles, por ejemplo.

Otro aspecto que debemos tener presente es si vamos a realizar comunicaciones masivas a los empleados, clientes o usuarios registrados, por ejemplo. En ese caso, herramientas de envío de SMS masivo, emailing u otras estrategias de mensajería pueden reducir costes de comunicaciones móviles y a la vez mucho tiempo de gestión y llamadas.

En el caso de la descarga de datos de dispositivos móviles, pese a que las operadoras ofrecen cada vez capacidad más alta, todavía no contamos con ofertas ilimitadas de datos que nos permitan una descarga cómoda y rápida en todo momento. Es por ello que aprovechar las redes wi-fi de la oficina o las instalaciones de la empresa será importante para reducir la descarga de datos de nuestra red 3G o 4G.

Por último, y en términos generales, es esencial que tras analizar todos los contratos que tenemos con operadores fijos y móviles veamos las opciones que nos brinda el mercado para unificar esos contratos en los mínimos posibles. En la mayoría de casos, unificar servicios con un mismo proveedor nos resultará más económico y también reducirá la gestión en facturación o contabilidad.