Proyectos outsourcing: entendiendo el concepto que puede mejorar la productividad de tu empresa

Un Outsourcing es, dicho de un modo sencillo, la subcontratación o externalización que una empresa realiza de una serie de servicios que anteriormente hacía ella misma.

Por lo general, la Gestión de Proyectos, dentro de un outsourcing, es muy distinta a la Gestión de Proyectos que llevaba a cabo la empresa cuando no tenía los servicios subcontratados, en gran parte porque aparecen en escena dos actores que no existían con anterioridad, los cuales adquieren un gran valor: el cliente y el proveedor.

En la Gestión de Proyectos en este nuevo marco, el principal beneficio que obtiene el cliente es que, al igual que en cualquier servicio externalizado, forma una serie de Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS), los cuales garantizan que los proyectos se van a cumplir en la forma y el tiempo acordados.

El rol más importante es el del Jefe de Proyecto, sobre el que recae el 100% de la responsabilidad. Los jefes de proyecto son las personas de contacto del cliente con la compañía para la demanda de proyectos y mantienen una comunicación constante durante su ejecución.

Gestión de Proyectos de Outsourcing

La clave principal para un outsourcing exitoso es que el cliente comprenda a la perfección las cuestiones básicas desde el primer momento para obtener más eficiencias y mejoras en el proceso.

El centro del problema está en entender qué es lo que hace realmente el sistema de información para el usuario final. La manera en que las empresas instalan y usan tecnología y el nivel de integración a nivel interfuncional es lo que las suele distinguir entre ellas en términos de competitividad.

Uno de los aspectos más relevantes es obtener un conocimiento claro de cuáles son los objetivos del proyecto. Todos los usuarios deben intervenir desde el comienzo, sobre todo si el proyecto va a ser a largo plazo.

Por supuesto, es esencial asegurar la documentación del proyecto en todas sus fases para un adecuado monitoreo. Esto evita errores que impactan en el coste y tiempo del proyecto. Por paradójico que resulte, muchas compañías de outsourcing no prestan la suficiente atención a este aspecto.

Toda compañía que ofrece una metodología de calidad tiene la obligación de documentar los resultados de la ejecución de dichas actividades con evidencias empíricas.

Las reuniones de trabajo para el seguimiento resultan muy productivas para todas las partes interesadas porque ayudan a tener un conocimiento claro acerca del avance de lo pactado en el contrato.

Tipos de proyectos

Los proyectos demandados por el proveedor son aquellos en los que el propio proveedor abre el servicio que presta por necesidad, por ejemplo porque hay un software que caduca a corto plazo y necesita actualizarlo para que siga prestando soporte.

Para llevar a cabo este tipo de proyectos, antes de empezar, hay que elaborar un documento de propuesta y enviárselo al cliente para su aprobación.

Los proyectos demandados por el cliente se dividen del siguiente modo:

Consultorías técnicas demandadas por el cliente. El jefe de proyecto pide la colaboración de los equipos técnicos requeridos.

El cliente tiene proyectos internos en los que en algunos casos requiere de acciones técnicas del proveedor. Abre un proyecto interno y solicita peticiones a los equipos técnicos del proveedor a través de la herramienta de ticketing.

El cliente también tiene la posibilidad de solicitar proyectos a través de un documento de demanda. El jefe de proyecto revisa el documento y, con la ayuda de los equipos técnicos, lleva a cabo una planificación, teniendo en cuenta los objetivos, los costes y los tiempos.

Impulsar la innovación con las TI existentes

Las TI, si se gestionan eficazmente, se pueden utilizar para impulsar la innovación en el marco de la transformación digital. Las empresas que fomentan la innovación a través de la TI pueden aumentar el retorno de la inversión explorando nuevas formas de usar sistemas estándar.

La transformación siempre debe estar liderada por el negocio. Son las necesidades de la organización, con los clientes como eje central del negocio, las que deben impulsar la transformación. Es importante que cualquier nueva tecnología se adapte a la empresa, y no al revés.

Además, hay que poner el foco en simplificar la transformación de TI para que la organización pueda continuar con su actividad y proporcione valor a los clientes con sus productos y servicios.

Formación de los empleados

Realizar entrevistas a las personas candidatas para el proyecto es fundamental para comprobar que cuentan con las capacidades y habilidades para formar parte del equipo. Es importante que las empresas pongan en marcha planes de formación para los empleados, con el principal objetivo de adaptarse a las últimas tendencias del mercado. Además, la formación ayuda a aumentar las ventajas competitivas de la empresa y la calidad de los productos y servicios que ofrece.